Thông tin và Hướng dẫn dành cho Cố vấn học tập

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

- Email: ctsv@uit.edu.vn

- Số điện thoại: 028. 37252002 (Số nôi bộ: 116 hoặc 159)

- Nhân sự quản lý mảng CVHT: Cô Lê Thị Minh Phượng - Phó trưởng phòng - Email: phuongltm@uit.edu.vn

- Nhân sự phụ trách mảng CVHT: 

• Trương Quốc Dũng: mảng nghiệp vụ, hành chính liên quan CVHT. Email: dungtruongq@uit.edu.vn
• Trần Thị Kim Anh: mảng họp lớp, biên bản họp lớp. Email: anhttk@uit.edu.vn

DANH SÁCH CỐ VẤN HỌC TẬP: Danh sách các CVHT và thời gian giữ chức vụ của CVHT 

NHỮNG QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH CỤ THỂ:

1. Quy định Cố vấn học tập Trường ĐH Công nghệ Thông tin: Quyết định số 871 /QĐ-ĐHCNTT ngày 04/12/2019

Sửa đổi, bổ sung Quy định Cố vấn học tập: Quyết định số 582/QĐ-ĐHCNTT ngày 01/10/2021

Sửa đổi, bổ sung Quy định Cố vấn học tập: Quyết định số 171/QĐ-ĐHCNTT ngày 06/03/2024

2. Lịch tiếp sinh viên:

CVHT bố trí lịch tiếp sinh viên cố định của từng học kỳ chính, mỗi tuần tối thiểu 02 tiết tại văn phòng Khoa, Bộ môn. Thông báo lịch tiếp sinh viên đến sinh viên, Khoa vào đầu mỗi học kỳ chính.

Chậm nhất vào tuần thứ ba của mỗi học kỳ chính, khoa thông báo lịch tiếp sinh viên của tất cả CVHT trên website và bảng thông tin của khoa, gửi lịch này đến P. CTSV và P. TTPC&ĐBCL.

3. Quy trình về việc họp lớp và nộp biên bản họp lớp:

Theo quy định, CVHT họp lớp sinh hoạt tối thiểu 3 lần/học kỳ chính; CVHT có thể đề xuất họp lớp bất thường nếu xét thấy cần; CVHT có quyền triệu tập tổ chức họp lớp, họp ban cán sự lớp. 

3.1. Đối với họp tập trung

Bước 1: CVHT mượn phòng để tổ chức họp lớp trên website Cổng thông tin đào tạo (Mục Giảng viên > Đăng ký Phòng học)

Bước 2: CVHT đăng ký lịch họp lớp trên Cổng thông tin đào tạo (Mục Giảng viên > CVHT > Lịch Sinh hoạt CVHT, chọn Đăng ký họp lớp)

Bước 3: CVHT thông báo về buổi họp cho các sinh viên qua email group Lớp (email group Lớp có dạng tenlop@gm.uit.edu.vn), và thông tin cho Ban chủ nhiệm Khoa, P.CTSV, P.TTPC-ĐBCL (gửi cc trong email thông báo về buổi họp lớp, Email P.CTSV: ctsv@uit.edu,vn, Email P.TTPC-ĐBCL: ttpcdbcl@uit.edu.vn).

Bước 4: Vào ngày tổ chức họp lớp CVHT, Lớp trưởng tiến hành tổ chức họp lớp; đề cử thư ký ghi nhận diễn biến, nội dung cuộc họp vào biên bản. Mẫu biên bản họp lớp: đính kèm

Bước 5: CVHT nộp file biên bản, cung cấp thông tin chính của buổi họp lớp trên Cổng thông tin đào tạo. (Mục Giảng viên > CVHT > Lịch Sinh hoạt CVHT, chọn buổi họp lớp đã đăng ký và cập nhật các thông tin về buổi họp lớp). Thời gian nộp biên bản: chậm nhất sau 07 ngày kể từ ngày tổ chức họp lớp.

3.2. Đối với họp trực tuyến

Bước 1: CVHT đăng ký lịch họp lớp trên Cổng thông tin đào tạo (Mục Giảng viên > CVHT > Lịch Sinh hoạt CVHT, chọn Đăng ký họp lớp). CVHT có thể lựa chọn một phần mềm, hệ thống hỗ trợ bất kỳ để tổ chức họp lớp (ví dụ: Courses, MS Teams, Skype, ....). 

Bước 2: CVHT thông báo về buổi họp cho các sinh viên qua email group Lớp (email group Lớp có dạng tenlop@gm.uit.edu.vn), và thông tin cho Ban chủ nhiệm Khoa, P.CTSV, P.TTPC-ĐBCL (gửi cc trong email thông báo về buổi họp lớp, Email P.CTSV: ctsv@uit.edu,vn, Email P.TTPC-ĐBCL: ttpcdbcl@uit.edu.vn). 

Bước 3: Vào ngày tổ chức họp lớp CVHT, Lớp trưởng tiến hành tổ chức họp lớp; đề cử thư ký ghi nhận diễn biến, nội dung cuộc họp vào biên bản. Mẫu biên bản họp lớp: đính kèm

Bước 4: CVHT nộp file biên bản, cung cấp thông tin chính của buổi họp lớp trên Cổng thông tin đào tạo. (Mục Giảng viên > CVHT > Lịch Sinh hoạt CVHT, chọn buổi họp lớp đã đăng ký và cập nhật các thông tin về buổi họp lớp). Thời gian nộp biên bản: chậm nhất sau 07 ngày kể từ ngày tổ chức họp lớp.

Các lưu ý:

• CVHT khi tổ chức họp xét Điểm rèn luyện kết hợp với họp định kỳ, vui lòng tạo 02 lịch họp lớp riêng biệt (1 lịch họp ĐRL, 1 lịch họp định kỳ) và nộp biên bản theo mẫu tương ứng với lịch họp lớp. Tương tự đối với họp định kỳ kết hợp bầu lớp trưởng, CVHT tạo lịch họp định kỳ và lịch họp khác.
• CVHT hoặc Lớp trưởng có thể ghi hình lại buổi họp trực tuyến để làm minh chứng về sau. Video clip buổi họp lớp có thể đăng tải trên Form: https://forms.gle/shgS2rtthrp1Ljta6
• Sau khi quý Thầy Cô nộp biên bản, P.CTSV sẽ duyệt lịch họp, biên bản của buổi họp và để lại ghi chú (nếu có). Sẽ có 3 tình trạng của lịch họp, biên bản:
  • Chưa duyệt: CVHT đã tạo lịch họp, nhưng chưa nộp biên bản hoặc đã nộp biên bản nhưng nội dung buổi họp, biên bản không đầy đủ nội dung - P.CTSV sẽ để lại ghi chú để CVHT bổ sung, chỉnh sửa biên bản
  • Đã duyệt: CVHT đã tạo lịch họp, đã nộp biên bản và biên bản đầy đủ thông tin
  • Không duyệt: CVHT đã tạo lịch họp, đã nộp biên bản, nhưng biên bản trùng lắp với biên bản đã có trước đó hoặc nội dung không phù hợp (đại hội chi đoàn, chi hội,...)
• Hướng dẫn sử dụng Hệ thống website môn học, quý Thầy Cô có thể xem tại website Phòng DL&CNTT
• Hướng dẫn sử dụng MS Teams quý Thầy cô có thể xem tại website Ban QLCS

4. Các biểu mẫu danh cho CVHT, Lớp trưởng:

Vui lòng tham khảo tại: Các Biểu mẫu dành cho Cố vấn học tập, Lớp trưởng

Bao gồm:

• BM1 - Mẫu biên bản họp lớp định kỳ
• BM2 - Mẫu biên bản họp Bầu lớp Trưởng
• BM3 - Mẫu Biên bản Họp xét Điểm rèn luyện
• BM4 - Mẫu báo cáo công tác CVHT năm học

5. Quy trình bổ nhiệm, thay đổi CVHT:

Bước 1: Khi có nhu cầu bổ nhiệm CVHT, thay đổi CVHT của lớp sinh viên (do CVHT nghỉ phép, nghỉ thai sản, công tác nước ngoài, trong thời gian từ 6 tháng trở lên,...), Khoa gửi công văn đề nghị bổ nhiệm, thay thế CVHT về P.CTSV.

Bước 2: P.CTSV tiếp nhận, xử lý và trình Ban Giám hiệu ra quyết định bổ nhiệm, thay thế CVHT. Thời gian xử lý: chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận công văn của Khoa.

Bước 3: P.CTSV thông báo quyết định bổ nhiệm, thay thể CVHT đã được Ban Giám hiệu phê duyệt đến Khoa, P.KHTC, các đơn vị và cá nhân liên quan.

Ghi chú: 

• Đối với trường hợp bố trí CVHT cho các lớp mới thành lập (khóa mới, lớp theo chuyên ngành,...) P.CTSV sẽ có thông báo đến các Khoa để bố trí nhân sự CVHT cho từng lớp. 
• Thời gian thực hiện nhiệm vụ CVHT theo thời gian thiết kế của chương trình đào tạo. Khi hết thời gian thiết kế của chương trình đào tạo, CVHT của các lớp này sẽ thôi nhiệm vụ (không ra quyết thôi nhiệm vụ do có thời hạn trên quyết định bổ nhiệm) và các sinh viên chưa tốt nghiệp được chuyển sinh hoạt đến các lớp trễ tiến độ.

6. Đánh giá CVHT

- Đối tượng đánh giá: Giảng viên, trợ giảng có thời gian thực hiện nhiệm vụ CVHT đủ 05 tháng trở lên trong năm học.

- Đánh giá CVHT theo nội dung các tiêu chí như sau:

• Thực hiện nhiệm vụ của CVHT
• Thực hiện chế độ họp lớp và nộp biên bản họp lớp

- Thời gian đánh giá CVHT: Việc đánh giá kết quả hoạt động CVHT được tiến hành vào cuối năm học (tháng 06 hàng năm).

Chi tiết Vui lòng tham khảo Chương 5 trong Quy định CVHT

CÁC HỆ THỐNG, TIỆN ÍCH PHỤC VỤ CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP:

1. Kênh thông tin Lớp sinh viên trên MS Teams:

Để tổ chức họp lớp hoặc liên lạc, trao đổi với sinh viên, CVHT có thể tự tạo kênh riêng trên MS Teams, thông báo mã code của Lớp cho sinh viên và thêm sinh viên vào Lớp (CVHT và Sinh viên sử dụng tài khoản Microsoft đã được cấp). 

Hướng dẫn sử dụng MS Teams quý Thầy cô có thể xem tại website Ban QLCS

2. Kênh thông tin Lớp sinh viên trên hệ thống website môn học:

Mỗi Lớp sinh viên được tạo 1 course trên Hệ thống website môn học http://courses.uit.edu.vn.

CVHT, lớp trưởng được phân quyền để quản lý lớp. Sinh viên được tham gia vào Lớp sinh viên tương ứng.

Danh sách sinh viên của các Lớp sinh viên trên hệ thống website môn học do P.CTSV quản lý, và cập nhập. Trường hợp sinh viên chưa được thêm vào Lớp sinh viên, CVHT, lớp trưởng và sinh viên cần báo về P.CTSV (email ctsv@uit.edu.vn)