Skip to content Skip to navigation

Quy trình dành cho Cố vấn học tập

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

- Email: ctsv@uit.edu.vn

- Số điện thoại: 028. 37252002 (Số nôi bộ: 116)

- Nhân sự quản lý mảng CVHT: Cô Lê Thị Minh Phượng - Phó trưởng phòng - Email: phuongltm@uit.edu.vn

- Nhân sự phụ trách mảng CVHT: 

  • Dương Phi Long: mảng nghiệp vụ, hành chính liên quan CVHT. Email: longdp@uit.edu.vn
  • Trần Thị Kim Anh: mảng họp lớp, biên bản họp lớp. Email: anhttk@uit.edu.vn

 

NHỮNG QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH CỤ THỂ:

1. Quy định Cố vấn học tập Trường ĐH Công nghệ Thông tin: Quyết định số 22 /QĐ-ĐHCNTT-CTSV ngày 25/8/2015

 

2. Quy trình về việc họp lớp và nộp biên bản họp lớp:

Theo quy định, CVHT họp lớp sinh hoạt tối thiểu 3 lần/học kỳ chính; CVHT có thể đề xuất họp lớp bất thường nếu xét thấy cần; CVHT có quyền triệu tập tổ chức họp lớp, họp ban cán sự lớp. 

2.1. Đối với họp tập trung

Bước 1: CVHT thông báo cho Lớp trưởng, Ban cán sự lớp, sinh viên về lịch họp lớp (Email lớp, Website môn học, Group lớp,...).

Bước 2: CVHT mượn phòng để tổ chức họp lớp (trên website Cổng thông tin đào tạo)

Bước 3: CVHT đăng ký lịch họp lớp về  P.TTPC&ĐBCL - Email: ttpcdbcl@uit.edu.vn

Bước 4: CVHT, Lớp trưởng tiến hành tổ chức họp lớp; đề cử thư ký ghi nhận diễn biến, nội dung cuộc họp vào biên bản. Mẫu biên bản họp lớp: đính kèm

Bước 5: CVHT nộp file biên bản, cung cấp thông tin chính của buổi họp lớp trên Form Nộp biên bản họp lớp. Thời gian nộp biên bản: chậm nhất sau 07 ngày kể từ ngày tổ chức họp lớp.

2.2. Đối với họp trực tuyến

Bước 1: CVHT thông báo cho Lớp trưởng, Ban cán sự lớp, sinh viên về lịch họp lớp.

Bước 2: CVHT tạo Diễn đàn trao đổi (hoặc một hoạt động, tài nguyên khác) trên hệ thống Website môn học.

Bước 3: CVHT đăng ký lịch họp lớp về  P.TTPC&ĐBCL - Email: ttpcdbcl@uit.edu.vn 

Bước 4: CVHT, Lớp trưởng tiến hành tổ chức họp lớp trên Diễn đàn trao đổi (hoặc một hoạt động, tài nguyên khác) đã được tạo trên hệ thống Website môn học; đề cử thư ký ghi nhận diễn biến, nội dung cuộc họp vào biên bản. Mẫu biên bản họp lớp: đính kèm

Bước 5: CVHT nộp file biên bản, cung cấp thông tin chính của buổi họp lớp trên Form Nộp biên bản họp lớp. Thời gian nộp biên bản: chậm nhất sau 07 ngày kể từ ngày tổ chức họp lớp.

Ghi chú:

  • Đối với họp lớp để bầu Lớp trưởng, họp xét Điểm rèn luyện, CVHT và lớp trưởng nộp biên bản giấy về P.CTSV (có chữ ký của Thư ký buổi họp, Lớp trưởng, CVHT và xác nhận của Khoa, Bộ môn).
  • Trường hợp cần điều chỉnh biên bản, cung cấp thêm thông tin về buổi họp lớp, P.CTSV sẽ phản hồi bằng email đến CVHT.
  • Thông tin ghi nhận các buổi họp lớp, biên bản họp lớp, P.CTSV cập nhật thường xuyên trên Bảng theo dõi Thông tin họp lớp
  • Hướng dẫn sử dụng Hệ thống website môn học, quý Thầy Cô có thể xem tại website Phòng DL&CNTT

 

3. Quy trình bổ nhiệm, thay đổi CVHT:

Bước 1: Khi có nhu cầu bổ nhiệm CVHT, thay đổi CVHT của lớp sinh viên (do CVHT nghỉ phép, nghỉ thai sản, công tác nước ngoài, trong thời gian từ 6 tháng trở lên,...), Khoa gửi công văn đề nghị bổ nhiệm, thay thế CVHT về P.CTSV.

Bước 2: P.CTSV tiếp nhận, xử lý và trình Ban Giám hiệu ra quyết định bổ nhiệm, thay thế CVHT. Thời gian xử lý: chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận công văn của Khoa.

Bước 3: P.CTSV thông báo quyết định bổ nhiệm, thay thể CVHT đã được Ban Giám hiệu phê duyệt đến Khoa, P.KHTC, các đơn vị và cá nhân liên quan.

Ghi chú: 

  • Đối với trường hợp bố trí CVHT cho các lớp mới thành lập (khóa mới, lớp theo chuyên ngành,...) P.CTSV sẽ có thông báo đến các Khoa để bố trí nhân sự CVHT cho từng lớp. 
  • Thời gian thực hiện nhiệm vụ CVHT theo thời gian thiết kế của chương trình đào tạo. Khi hết thời gian thiết kế của chương trình đào tạo, sinh viên chưa tốt nghiệp được chuyển sinh hoạt đến các lớp trễ tiến độ; P.CTSV chủ động trình Ban giám hiệu ra quyết định thôi nhiệm vụ CVHT đối với các CVHT của các lớp hết thời gian thiết kế của chương trình đào tạo.

 

CÁC HỆ THỐNG, TIỆN ÍCH PHỤC VỤ CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP:

1. Kênh thông tin Lớp sinh viên trên hệ thống website môn học:

Mỗi Lớp sinh viên được tạo 1 course trên Hệ thống website môn học http://courses.uit.edu.vn.

CVHT, lớp trưởng được phân quyền để quản lý lớp. Sinh viên được tham gia vào Lớp sinh viên tương ứng.

Danh sách sinh viên của các Lớp sinh viên trên hệ thống website môn học do P.CTSV quản lý, và cập nhập. Trường hợp sinh viên chưa được thêm vào Lớp sinh viên, CVHT, lớp trưởng và sinh viên cần báo về P.CTSV (email ctsv@uit.edu.vn)

Hướng dẫn sử dụng Hệ thống website môn học, có thể xem tại website Phòng DL&CNTT
 

2. Xem thông tin liên lạc, kết quả học tập, thông tin đóng học phí của sinh viên:

CVHT có thể xem thông tin sinh viên bao gồm Lý lịch, Kết quả học tập, thông tin đóng học phí của sinh viên trên Hệ thống Cổng thông tin đào tạo của trường (https://daa.uit.edu.vn/).
Các chức năng xem thông tin Sinh viên trên hệ thống Cổng thông tin đào tạo của trường:

  • Xem thông tin Sơ yếu lý lịch của từng sinh viên: Chọn menu Giảng viên / Xem thông tin SV
  • Xuất danh sách Lớp sinh viên (MSSV, Họ tên, Số điện thoại, Email): Chọn menu Giảng viên/ Xuất bảng điểm TH - CVHT, chọn chức năng Xuất danh sách SV
  • Xem bảng điểm học tập của từng sinh viên: Chọn menu Sinh viên / Kết quả học tập
  • Xuất bảng điểm học tập của Lớp sinh viên: Chọn menu Giảng viên/ Xuất bảng điểm TH - CVHT, chọn chức năng Xuất bảng điểm

Để thực hiện các chức năng này, CVHT sử dụng tài khoản chứng thực để đăng nhập. CVHT chỉ được xem thông tin sinh viên của Lớp sinh viên mà thầy cô được phân công làm CVHT.

Lưu ý: Thông tin sinh viên, CVHT có trách nhiệm đảm bảo việc bảo mật và không cung cấp cho các cá nhân, đơn vị bên ngoài khi chưa được phép của Hiệu trưởng hoặc của Trưởng đơn vị quản lý hệ thống lưu trữ thông tin sinh viên (P. CTSV)

 

3. Đăng ký mượn phòng để tổ chức họp lớp và các hoạt động của lớp:

CVHT có thể xem thông tin phòng học và đăng ký phòng học trống để sử dụng cho việc tổ chức họp lớp và tổ chức các hoạt động của lớp trên Hệ thống Cổng thông tin đào tạo của trường (https://daa.uit.edu.vn/).

Để thực hiện chức năng này, CVHT sử dụng tài khoản chứng thực để đăng nhập. Sau đó, chọn menu Giảng viên / Đăng ký phòng học hoặc vào menu Lịch / Lịch phòng